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 Salas  Para Reuniones

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Póliza

Algunas sucursales de las Bibliotecas Gratis del Condado de Monterey (MCFL) tienen salas diseñadas específicamente como areas para reuniones comunitarias. Estas salas están aseguradas aparte del espacio normal de la biblioteca, con acceso a los baños y tienen puertas exteriores accesibles para permitir su uso mientras la biblioteca está cerrada. Las sucursales con sala de reuniones son Castroville, Greenfield, King City, Marina, Prunedale, y Soledad. Reuniones en las bibliotecas, sin cuartos separados, serán aprobadas a discreción del  manejador/a o persona designada y deberán ser durante el horario regular de la biblioteca. Restricciones adicionales podrían aplicar.

Términos de uso

  • Salas de reuniones están disponibles solo para grupos comunitarios no lucrativos y agencias gubernamentales.

  • Salas de reuniones no están disponibles para fiestas privadas, uso personal, ni tampoco para comercio,o adquirir ganancias.

  • No se puede cobrar a los participantes por la actividad, a la hora de la reunión, ni tampoco  se puede colectar o solicitar dinero en la sala de reuniones o en el local de la biblioteca. Costos pre-pagados para registraciones por instituciones, para conferencias o clases son permitidos.

  • Se pueden usar las salas y cobrar entradas u otra solicitud  solo cuando la actividad es patrocinada por la biblioteca para recaudar fondos y con previa aprobación de la Bibliotecaria del Condado o persona designada.

  • Salas de reuniones son asignadas a grupos elegibles de manera equitativa sin tener en cuenta las creencia o afiliación del grupo.

  • El uso de la sala de reuniones no constituye que la biblioteca apoye al grupo o sus actividades.

  • El uso de la sala de reuniones puede ser negado, si las actividades del grupo interfieren con la operación normal de la biblioteca,o infringe las reglas y pólizas del Condado de Monterey o la Biblioteca,o infringen las pólizas, reglas y leyes federales, estatales o locales.

  • A grupos que no observen las pólizas y reglas de la sala reuniones en la Biblioteca le será negado uso de las salas de reuniones en el futuro.

  • Las personas que usen la sala de reuniones son responsables de dejar la sala tal y como estaba, en su condición original, asegurando las puertas y regresando las llaves al terminar.

Costos

  • Habrá un costo no-reembolsable de $10.00 por cada reunion de dos horas o menos, con un costo de $10.00 por cada hora adicional o parte de ella.

  • Agencias gubernamentales son exentos a este costo.

  • Si la reunión es cancelada por la biblioteca, se les regresará su costo de uso.

Reservación de la Sala de Reuniones 

  • Formularios para la reservación de las salas de reuniones están disponibles en todas las sucursales donde hay salas y ademas en linea al: MCFL Solicitud para Reservación de la Sala de Reuniones.

  • Todos los grupos necesitan un adulto como representante,  18 años de edad o más, quien firme el formulario de reservación y asuma la responsabilidad de que se sigan las reglas de la sala de reuniones.

  • La persona presentando la solicitud para cierta organización, deberá tener una tarjeta válida de las Bibliotecas Gratis del Condado de Monterey.

  • Los formularios de reservación necesitan ser entregados, con el costo y con los datos para el uso, 3 dias antes de la reunión.  Los aplicantes serán notificados del estatus de su aplicación dentro de 2 días.

  • La persona que firme la solicitud, es responsable de cualquier pérdida o daños hechos a la sala, o costos adicionales de limpieza por daños hechos por el grupo.

  • Equipo supplemental, para el uso del grupo, pudiera estár disponible en la sala de reuniones. Por favor comuníquese con el personal para más detalles

  • Grupos elegibles necesitando la sala de reuniones solamente una vez, serán asignados en orden de pedido.

  • Grupos necesitando reservar reuniones mensuales por un año completo, lo pueden hacer, siempre y cuando no interfiera con programas o actividades  de la biblioteca o que repetidas veces límite el uso a otros grupos.

  • Grupos con reuniones mensuales para todo un año, serán responsables de someter el formulario para el año entrante, antes del 1º de diciembre.

  • MCFL se reserva el derecho de pedirle a un grupo que cambien la fecha de una reunion, con dos semanas de anticipación.

  • Si se considera necesario, la biblioteca reserva el derecho de cancelar cualquier reunion.

Llaves

  • Es responsabilidad del aplicante el recoger las llaves de la sala de reuniones antes del comienzo de cada reunion.

  • Las llaves no se entregarán con mas de tres dias de trabajo de anticipación antes de la reunion.

  • Las llaves deberán de regresarse al personal de la biblioteca inmediatamente al finalizar la reunion, si la biblioteca está abierta o ser depositadas en el buzón de libros, cuando este cerrada la biblioteca.

  • Es estrictamente próhibido la duplicación de llaves.

Cuidado y Uso de La Sala de Reuniones

  • El aplicante que llenó la solicitud, necesita estar presente durante toda la reunion.

  • No se puede usar el nombre o domicilio de la biblioteca para endorsar un grupo o actividad. Deberá ser usado solamente para publicar el lugar de la reunion.

  • No se hará   ningun intento para entregar correo o mensajes recibidos en la biblioteca para grupos usando la sala de reuniones.

  • Asistencia en las reuniones no puede ser mas que la capacidad permitida, certificada por el departamento de bomberos local.

  • Comida y bebidas, si son servidas, deberán limitarse a refrescos ligeros.

  • Bebidas alcohólicas y fumar son estrictamente prohibidas en todas las instalaciones del condado.

  • No se permite encender velas u otro tipo de incendarios.

  • No se permite pegar letreros o decoraciones a las paredes.  Todos los letreros, decoraciones, etc. son limitados a los que estan de pie y conforme a las regulaciones de incendio.

  • Los grupos no pueden dejar o almacenar ningun artículo en la sala de reuniones.

  • Las Bibliotecas Gratis del Condado de Monterey no son responsables de artículos dejados o perdidos en la sala de reuniones.

  • Es responsabilidad de cada grupo, antes de salir, asegurar que la basura sea puesta en su lugar, igualmente, sillas y mesas regresadas a su lugar, las luces apagadas, y las puertas bien cerradas antes de irse.

  • Ya que las puertas exteriores estén bien cerradas, las llaves deberán ser regresadas al personal de la biblioteca o puestas dentro de el buzón de libros.

  • Se les pide a los grupos que reporten a la manejadora de la biblioteca, lo mas pronto posible, cualquier incidente o problema con las facilidades.

 

 

 

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